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Notas Fiscais: O que os laboratórios de metrologia precisam saber sobre esse assunto

Autor: Gabrielli Oliveira Categoria: Gestão 1 comentário

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As notas fiscais servem como comprovantes da execução de um serviço, devolução de um produto, ou ainda, da venda de alguma mercadoria. A emissão de notas oferece muitos benefícios, tanto para o cliente – que terá uma garantia sobre uma compra ou serviço contratado – como para a empresa que emite a nota – que terá um registro de suas receitas e maior transparência no gerenciamento financeiro da empresa.

Resolvi escrever este artigo para falar um pouco sobre como os laboratórios de metrologia lidam com as notas fiscais e para esclarecer a diferença entre as notas de produto e de serviço. Também irei falar sobre a nota fiscal eletrônica, e o quanto ela facilita nossa vida no momento da emissão.

Porque emitir notas fiscais?

Todos os dias os laboratórios de metrologia executam diferentes serviços, sendo vendas, manutenções, calibrações, entre outros. Todos esses serviços exigem a emissão de notas fiscais para manter um registro legalmente reconhecido sobre aquela prestação de serviço ou venda.

Além de dar credibilidade ao laboratório, emitir notas fiscais deixa todas as transações mais seguras, uma vez que serve como um comprovante do que foi executado, do valor cobrado e também dos tributos sobre aquela atividade comercial.

NF-e

A nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu com o intuito de facilitar a emissão de notas e como uma forma de simplificar a tributação pelos serviços executados. Ela é um documento digital que é armazenado eletronicamente e possui a mesma finalidade que uma nota fiscal impressa, ou seja, a NF-e também vai documentar as transações como realização de um serviço ou venda de uma mercadoria.

Sua emissão também atende a legislação brasileira aprovada pelo Ajuste SINIEF 07/05, que afirma que a NF-e e a DANFE são documentos legalizados e reconhecidos nacionalmente, ou seja, eles podem ser emitidos e/ou circularem livremente por todo país.

Como saber qual é a nota certa para cada transação?

Entre as notas mais utilizadas pelos laboratórios de metrologia estão as notas fiscais de produto, que erroneamente são chamadas de DANFE (já já voltaremos nesse assunto), e as notas fiscais de serviço, popularmente chamadas de “nota da prefeitura”.

O nome popular “nota da prefeitura” tem tudo a ver com as características das notas de serviço, pois elas seguem a regulamentação da prefeitura. Isso quer dizer que podem ocorrer mudanças nesse tipo de nota dependo da cidade em que é emitida. Fique de olho na regulamentação do seu município, pois todo serviço executado pelo laboratório, seja de calibração, ensaio ou manutenção deve acompanhar uma nota fiscal de serviço.

A nota fiscal de produto segue a regulamentação da Secretária da Fazenda (SEFAZ) e a característica dessa nota vai depender da região do país que ela for emitida. Fique atendo ao site do SEFAZ do seu estado, porque é lá que são definidas as informações que a nota deve ter na sua região.  Já a DANFE, é um documento auxiliar da NF-e, que tem como função acompanhar mercadorias que serão transportadas por vias públicas. Nela existem informações resumidas sobre a nota e a chave de acesso que servem para consultas ao site do SEFAZ.

É muito importante ficar atento sobre qual nota sua empresa irá emitir em cada situação, pois emitir uma nota errada pode causar muitos prejuízos. O ideal é que você converse com um contador, ele poderá orientar o caminho certo de acordo com características da sua empresa.

Os benefícios das notas fiscais eletrônicas

Enquanto é preciso gastar muitos recursos – tempo, tinta para impressão, papel, lugar para armazenamento, etc – para gerar uma nota fiscal impressa, a NF-e é feita de forma digital, o que torna o processo menos burocrático e mais eficiente.

A validação da NF-e ocorre pela assinatura digital do emissor e o recebimento dela pelo Fisco (autoridade que controla o cumprimento das leis tributárias). Essa assinatura é feita por meio do certificado digital, que é a forma de identificar e comprovar de forma jurídica a existência da sua empresa.

A facilidade de gerar a NF-e, colabora com vários fatores dentro do laboratório, como por exemplo, a redução de custos na impressão das notas fiscais ou até mesmo a redução de pessoal envolvidos nesse processo. Outro benefício é quando uma peça ou a execução de um serviço precisa de deslocamento, pois com a NF-e existe a possibilidade de antecipar informações melhorando a logística com o gerenciamento de cálculo de rotas para entrega ou armazenamento de produtos.

O que acontece se sua empresa não emitir notas fiscais?

Todas as notas fiscais, sejam impressas ou eletrônicas, são obrigatórias em nosso país. Ambas possuem fatores que podem isentar essa obrigatoriedade, mas essas regulamentações são estabelecidas entre municípios e estados.

Se sua empresa não cumprir com as regras de emissão de notas, poderá ter vários prejuízos, como a perda da garantia de produtos e instrumentos, pagamento de multas que variam entre 10 e 100% do valor da nota fiscal e sua empresa não terá credibilidade no mercado. Ainda pior do que isso, você pode ir para a prisão por sonegação de impostos. E ninguém quer passar por isso, não é mesmo!? 😉

 

Esse foi meu primeiro texto para o Blog, aqui trouxe algumas informações sobre o uso e benefícios das notas fiscais eletrônicas. Espero que tenha gostado e que lhe seja de utilidade. Quero te encontrar nas minhas próximas publicações. Quaisquer dúvidas não deixe de entrar em contato.

Até lá. 😀