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ISO 17025:2017 – 7.1 Análise crítica de pedidos, propostas e contratos

Autor: Categoria: Laboratório Sem comentários

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No artigo de hoje, irei falar sobre o requisito 7.1 – Análise crítica de pedidos, propostas e contratos, da ISO 17025:2017. Vou compartilhar com vocês o que a norma realmente exige em relação à análise crítica, o que precisa estar documentado e como nosso software de gestão do laboratório, o MyLogical ERP, pode contribuir para melhorar esses processos.

O que um procedimento para análise crítica deve ter?

O primeiro requisito (7.1.1) diz que o laboratório precisa ter um procedimento para realizar a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos. Esse procedimento é que define os critérios para realização das análises críticas, por isso deve ser entendido pelos envolvidos e documentado.

Além disso, o laboratório deve ter capacidade e recursos para atender aos critérios estabelecidos. Por exemplo, digamos que um cliente solicite uma calibração de balança de 160kg e o critério dele é uma incerteza de 2g. Entretanto, a menor capacidade de medição do laboratório é 2,5g.

Se o laboratório possui uma limitação e não consegue atingir a incerteza requerida pelo cliente, este critério não se aplica à realidade dele. Portanto, é necessário estar muito atento à viabilidade dos requisitos estabelecidos no seu procedimento!

Informação documentada

Muitos laboratórios têm dúvidas em relação a quais informações das propostas, pedidos e contratos devem ser documentadas no sistema de gestão. O requisito 7.1.8 é especificamente sobre os registros que devem ser retidos pelo laboratório, que são:

  • Registro das análises críticas;
  • Modificações significativas nas propostas, pedidos e contratos;
  • Discussões feitas com o cliente (follow-ups), sejam sobre os pedidos ou resultados das atividades de laboratório.

Alterações nas propostas, pedidos e contratos

O fluxo ideal, normalmente, é um cliente pedir uma proposta, o laboratório criar, analisar criticamente, enviar para o cliente e ele aprovar a proposta. Mas sabemos que nem sempre (ou quase nunca, em alguns laboratórios) isso acontece. O que acontece muito é que depois de aprovado o cliente lembra que precisa de mais uma calibração e pede para incluir no mesmo orçamento.

O requisito 7.1.4 da norma diz, claramente, que quaisquer modificações na proposta devem ser realizadas antes da aprovação do cliente. Ou seja, se o cliente pedir a inclusão de mais itens, a proposta deverá ser revisada, uma nova análise crítica deve ser feita (requisito 7.1.6) e a proposta deve ser reenviada para uma nova aprovação do cliente.

Como o MyLogical simplifica a gestão de propostas e análises críticas

Na rotina de quem utiliza planilhas ou documentos na gestão do laboratório, não é fácil manter as informações organizadas. É preciso estar atendo aos códigos das propostas para inserir, manualmente, as informações solicitadas por cada um dos clientes.

Um desafio ainda maior surge quando falamos de análise crítica, pois além de ser feita corretamente, deve ser agrupada com a proposta e com os follow-ups, que é todo o histórico de negociação com o cliente.

Localize os orçamentos com facilidade

O MyLogical possui uma tela de orçamentos em que você pode listar todos os orçamentos do seu laboratório e aplicar filtros de busca, separando-os por status. Assim você consegue gerenciar todas as suas propostas, e ver quais estão aguardando análise crítica, quais estão prontas para enviar para o cliente, as que estão aguardando aprovação do cliente, bem como as aprovadas e reprovadas.

Tela de orçamentos do MyLogical.

Gerencie as análises críticas de pedidos de forma ágil

No momento em que você realiza a liberação de uma proposta, o sistema exibe a análise crítica automaticamente em tela. Basta você configurar os requisitos do seu procedimento e o sistema abrirá em formato de checklist para que você realize a análise crítica do pedido.

Tenha acesso a todo o histórico de negociação com o seu cliente

Além disso, você pode contar com a tela de comentários dos orçamentos, onde há um registro de tudo que foi combinado com o cliente. Você pode criar compromissos (exemplo: entrar em contato com o cliente em cinco dias) e o sistema envia alertas para te ajudar a lembrar dos compromissos  agendados com o seu cliente.http://www.softwaredecalibracao.com.br/blog/iso-170252017-7-1-analise-critica-de-pedidos-propostas-e-contratos/

O MyLogical é um software totalmente aderente à ISO 17025:2017. Já atendemos muitos laboratório acreditados à RBC que gerenciam clientes, pedidos, ordens de serviço, calibrações, notas fiscais, estoque, e por aí vai. O MyLogical é um software completo que permite ter as informações centralizadas e a gestão completa do seu laboratório!