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Como os processos manuais podem prejudicar seu laboratório?

Autor: Categoria: Laboratório 13 comentários

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Ao pensar em um laboratório de metrologia, o que vêm à cabeça são cálculos e processos complexos para certificação de instrumentos. O trabalho com calibrações, ensaios e qualificações segue um procedimento fixo, que requer muito cuidado, atenção e envolve exatidão matemática. Por se tratar de uma atribuição delicada, é exigido muito das empresas que trabalham com tal atividade e, muitas vezes, nos esquecemos de que são inúmeros processos para serem executados em um curto prazo.

Recentemente, ao visitar um cliente, tive contato com a realidade dentro de um laboratório, podendo estabelecer uma comparação entre o antes e depois de contratar um software para gerenciar sua rotina. A partir disso, pude ver na prática o quanto o sistema ajuda na otimização dos processos da empresa, principalmente por deixar de lado as rotinas manuais, que requerem muito tempo dos envolvidos. Então resolvi escrever esse post para falar um pouco sobre benefícios de gerenciar o laboratório por meio de um software.

Alguns problemas em gerenciar manualmente as rotinas do laboratório

Vamos começar com os fatos: desde a chegada do instrumento na empresa até sua devolução, o pessoal não para! Quem faz o recebimento já abre a ficha de acompanhamento, o financeiro é acionado para criar o orçamento, enquanto isso o laboratório já faz a análise, o cliente aprova a cotação e o serviço já pode ser executado. Depois disso, parece que o trabalho acabou, só que não! Ainda precisa encaminhar para a expedição, devolver ao cliente, gerar nota fiscal… E estou sendo o menos detalhista possível. O processo é enorme e requer um envolvimento muito grande de toda a equipe.

Agora vamos pensar nesses passos feitos manualmente, com planilhas e intermináveis pilhas de papel. Sim, papel! Não possuir um sistema acarreta uma menor rastreabilidade dos dados. O técnico imprime a ordem de serviço e escreve manualmente os dados coletados na calibração, depois digita todos os valores em uma planilha para calcular os resultados e ainda precisa transcrever as informações e os resultados para um documento, criando o certificado. Apenas nesse processo, a empresa já acaba perdendo um tempão e, consequentemente, dinheiro. Sem contar a possibilidade gigante de haver algum erro na digitação dos dados ou perda de informações, o que pode gerar ainda mais transtorno.

Um laboratório também precisa manter registros de todas as movimentações dos instrumentos e padrões, tanto de seus clientes quanto do próprio laboratório, o que nos leva a um outro problema: gerenciar manualmente as rotinas do laboratório acaba limitando o controle dessas movimentações. Vários instrumentos e padrões iguais podem estar em calibração ao mesmo tempo, e sem um sistema que ajude a diferenciá-los, o técnico pode confundir o equipamento, emitindo o certificado incorreto e devolvendo-o para o cliente errado.

Como um software melhora a gestão do meu laboratório?

Investir em um software para gestão do laboratório, ainda gera dúvidas em muitas empresas que, pensando na integridade de seus processos, ficam receosas em confiar em um sistema. Entretanto, um software que atende as necessidades do dia a dia, agregando inovação e novos recursos ao sistema, gera muitos benefícios para a empresa. Veja alguns deles:

Organize e agilize seu fluxo de atendimento

Com um software de gestão, alertas são exibidos em tela para que os colaboradores não esqueçam de suas atividades, além de que os dados e o status de uma tarefa podem ser vistos por todos os usuários. Isso mantém toda a equipe informada sobre o andamento das tarefas, o que reduz a chance de uma atividade cair no esquecimento e, assim, diminui os atrasos nas entregas;

Emita o certificado na hora

Como vimos anteriormente, uma gerência manual requer transferência de informações de forma manual, o que pode causar erros de digitação ou perda de informações. Com um software, uma vez que a calibração foi feita, os resultados são calculados via sistema e o certificado é gerado de forma automática, instantaneamente.

Obtenha mais lucro

Um sistema para gestão reorganizará sua rotina, lhe permitindo ter mais tempo para investir em pesquisas para ampliação comercial, ou até mesmo melhorar seu relacionamento com os clientes por meio de atividades de pós-venda.

Saiba tudo que é feito em sua empresa

O sistema guarda registros de logs operacionais, possibilitando aos gestores terem acesso a tudo que foi feito no sistema. Também é possível controlar os acessos, para que cada colaborador tenha permissões específicas dentro do software, o que aumenta muito a segurança das suas informações.

A utilização de um software te ajuda a melhorar seus processos

Utilizar um software para gestão tem muito a contribuir na rotina de um laboratório de calibração. Os benefícios são muitos, e vão desde a satisfação dos colaboradores e clientes até os resultados financeiros. Isso porque o sistema permite mais agilidade no fluxo e, ao mesmo tempo, maior segurança e confiabilidade das informações.

De início, talvez a implantação possa assustar um pouco, mas no longo prazo, a melhoria nos processos, a velocidade de execução e a rastreabilidade e confiabilidade dos dados fazem toda a diferença para o seu laboratório.

 

Esse foi meu primeiro texto para o blog, espero que tenha sido útil para refletir sobre a gestão de seu laboratório. Seria muito legal saber se você gostou do artigo, então deixe seu feedback ou dúvidas nos comentários. Um abraço e até a próxima. 🙂